Archivübersiedlung für Geriatriezentren und Spitäler

Der Wiener Krankenanstaltenverbund ist seit dem 1. Januar 2002 als Unternehmung der Stadt Wien der organisatorische Zusammenschluss aller städtischen Krankenhäuser, Pflegeheime und Ausbildungsstandorte für Pflegepersonal der Stadt Wien.

KAV ArchivübersiedlungGegenstand des Projektes war die Planung, Projektsteuerung und Übersiedlungssteuerung der ersten Phase aller Dokumentenarchiv- sowie Effektenverlagerungen von bestehenden Standorten in Wien und Umgebung in ein neues, durch den Auftraggeber bereitgestelltes Zentralarchiv sowie die Planung und Implementierung einer Lagersystematik.

Die Archivstruktur an Quell- und Zielstandorten wurden erfasst und hinsichtlich der vorhandenen Lagerregale und –fächer indiziert. Die regalfachgenaue Detailerfassung der Archivgüter erfolgte auf Basis des durch den Logistikplaner entwickelten Erhebungsbogens. Nach Abschluss dieser Maßnahmen erfolgte die detaillierte Auswertung der Erhebungsergebnisse. Die logistischen Übersiedlungsabläufe wurden an die spezifischen Rahmenbedingungen der Quellstandorte und des Zielstandortes angepasst. Im Falle der Archivplanung erfolgte die Systematisierung Anforderungen an den externen Archivzugriff sowie die Prüfung und Klärung sonstiger Anforderungen. Anschließend wurde die Lagerungssystematik sowie die Archivbelegungs- und Kapazitätsplanung vorgenommen.

Basierend auf der regalfachgenauen Ermittlung der Archivgüter und den Transportanmeldungslisten der Archivverantwortlichen wurden detaillierte Umzugslisten ausgearbeitet. Dabei wurde für jedes Archiv eine detaillierte Quelle-Ziel-Matrix erstellt.

Das Vergabeverfahren der Transportleistungen wurde inhaltlich vorbereitet und bis zum Vergabeverschlag durchgeführt.

Die Leistungsüberwachung der Transporte erfolgte durch ein Team des Logistikplaners vor Ort. Es wurde eine standortspezifische Adaptierung des bewährten Verfahrens zur Kontrolle der Pünktlichkeit, Vollständigkeit und Störungsfreiheit usw. der Transporte aus den Bestandsarchiven an die neuen Lagerorte vorgenommen.

 

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Auftraggeber

Wiener Krankenanstaltenverbund

Wilhelminenspital

Montleartstraße 37

A-1160 Wien

 

Leistungen

  • Aggregation Planungsdaten
  • Konzeptausarbeitung
  • Vergabeverfahren Transporte
  • Koordination Archivabsiedlungen